La gestione di un’ASD richiede il rispetto di alcune norme e procedure, tra cui la corretta redazione dei verbali delle assemblee dei soci
Cos’è un verbale di assemblea dei soci
Un verbale di assemblea dei soci è un documento che riporta in modo sintetico ma dettagliato quanto avvenuto durante un’assemblea dei soci di un’ASD. Il verbale deve contenere informazioni quali la data, l’ora e il luogo dell’assemblea, l’ordine del giorno, i partecipanti, le delibere assunte e l’esito delle votazioni. Il verbale ha una grande importanza legale e fiscale, in quanto attesta le decisioni prese dall’assemblea dei soci, che è l’organo sovrano dell’ASD. Inoltre, il verbale permette di tracciare in modo ordinato le fasi importanti della vita associativa.
Come redigere il verbale
Il verbale di assemblea viene redatto dal segretario dell’ASD (o da un socio appositamente nominato) durante lo svolgimento dell’assemblea stessa. Il verbale si apre riportando:
- Intestazione con i dati dell’ASD (denominazione, sede, codice fiscale)
- Data, ora e luogo dell’assemblea
- Indicazione se si tratta di assemblea ordinaria o straordinaria
- Ordine del giorno
- Elenco dei soci presenti (nome, cognome, eventuale delega)
Successivamente, il verbale riporta in modo sintetico ma completo la discussione sui vari punti all’ordine del giorno, le eventuali proposte avanzate, le votazioni effettuate con i relativi esiti (numero di favorevoli, contrari, astenuti).È importante verbalizzare con precisione il testo delle delibere assunte, riportando per esteso quanto approvato dall’assemblea. Eventuali documenti approvati (bilancio, regolamento, ecc.) possono essere allegati al verbale.Infine, il verbale si chiude con:
- Orario di conclusione dell’assemblea
- Firma del segretario verbalizzante e del presidente dell’assemblea
Verbalizzazione delle discussioni
Durante la riunione, il segretario ha il compito di verbalizzare in modo sintetico ma completo le discussioni che avvengono su ciascun punto all’ordine del giorno. Non è necessario riportare gli interventi parola per parola, ma bisogna dare atto delle posizioni espresse e delle principali argomentazioni.
Particolare attenzione va data alla formulazione delle delibere, che devono essere riportate in modo chiaro e preciso. È importante specificare anche l’esito delle votazioni, indicando il numero di voti favorevoli, contrari e astenuti
Chi deve firmare il verbale
Il verbale di assemblea deve essere sempre firmato dal segretario verbalizzante e dal presidente dell’assemblea, che di solito coincide con il presidente dell’ASD.
È buona prassi, anche se non obbligatorio, far firmare il verbale anche a tutti i soci presenti, utilizzando un apposito foglio firme allegato al verbale stesso. In questo modo si ha una ulteriore attestazione della validità dell’assemblea.
Le firme devono essere apposte in calce al verbale, subito dopo la chiusura della seduta. Non sono ammesse firme successive o raccolte separatamente.
Approvazione e conservazione dei verbali
Una volta conclusa l’assemblea, il verbale viene letto e approvato seduta stante oppure nella riunione successiva. Dopo l’approvazione, il verbale viene trascritto sul libro dei verbali assemble, che l’associazione è tenuta a istituire e aggiornare costantemente.
I verbali, insieme agli altri libri sociali (libro soci, libro verbali del consiglio direttivo, ecc.), vanno conservati presso la sede dell’associazione a cura del segretario. Anche se non è previsto un obbligo di bollatura e vidimazione dei libri, è fondamentale che la loro tenuta sia precisa e puntuale.
Accesso ai verbali
I verbali devono essere conservati presso la sede dell’ASD a disposizione dei soci che volessero prenderne visione.
Esempio di un verbale di assemblea ordinaria dei soci:
ASSOCIAZIONE SPORTIVA DILETTANTISTICA “XXXXXXXXXX”
Sede legale: XXXXXXXXXXXXX
Codice Fiscale: 12345678901
VERBALE ASSEMBLEA ORDINARIA DEI SOCI
Del giorno _______________
Il giorno __ del mese di _____ dell’anno _____, alle ore ________, presso la sede dell’associazione in ___________, si è riunita l’assemblea ordinaria dei soci dell’Associazione Sportiva Dilettantistica “XXXXXXXXXXXX”, per discutere e deliberare sul seguente
Ordine del giorno:
1)__________
2)__________
Varie ed eventuali
Assume la presidenza dell’assemblea, ai sensi dello Statuto, il Presidente dell’Associazione, il quale chiama a fungere da segretario verbalizzante il Sig. ____________.
Il Presidente constata e fa constatare che l’assemblea è stata regolarmente convocata mediante avviso spedito a tutti i soci in data __________, che sono presenti n. ____ soci su ____ aventi diritto e che pertanto essa deve ritenersi valida ed atta a deliberare sull’ordine del giorno.
(Segue discussione e delibere sui vari punti)
Null’altro essendovi da deliberare, il Presidente dichiara sciolta l’assemblea alle ore 20:00 previa stesura, lettura e approvazione del presente verbale.
IL SEGRETARIO IL PRESIDENTE
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