Nonostante l’assenza di un obbligo generalizzato, è fortemente consigliato alle ASD di redigere e conservare alcuni libri sociali fondamentali per una gestione più efficiente, trasparente e responsabile. Tra questi, i più importanti sono:
Libro degli associati o libro soci:
questo registro contiene i dati anagrafici di ciascun associato, la data di ammissione deliberata dall’organo preposto secondo lo statuto, i dati relativi all’eventuale versamento della quota d’ingresso e alle quote associative annuali, nonché le informazioni riguardanti l’eventuale recesso o esclusione del socio. La tenuta accurata del libro soci consente di avere sempre una visione chiara e aggiornata della base associativa, facilitando la gestione dei rapporti con gli associati e le comunicazioni istituzionali.
Libro delle adunanze e Deliberazioni dei Soci:
in questo registro vengono trascritti tutti i verbali delle assemblee ordinarie e straordinarie dei soci, completi di data, luogo di svolgimento, numero e nominativi dei partecipanti e decisioni adottate. Ai verbali possono essere allegati i bilanci approvati e altra documentazione rilevante. Il libro delle assemblee rappresenta la memoria storica dell’associazione e consente di tracciare l’evoluzione delle scelte strategiche e gestionali nel tempo.
Libro dei verbali del Consiglio direttivo:
questo registro riporta le deliberazioni assunte dal Consiglio direttivo o di amministrazione, organo di governo dell’ASD. Per ogni riunione, è necessario indicare la data, il luogo, i consiglieri presenti e le decisioni prese. La corretta verbalizzazione delle sedute del Consiglio è essenziale per documentare le scelte gestionali e amministrative, anche ai fini di eventuali responsabilità.
Libro del Collegio dei revisori (se presente):
nel caso in cui l’ASD abbia nominato un Collegio dei revisori, è opportuno istituire un apposito registro in cui raccogliere i verbali delle riunioni del Collegio e, in particolare, le relazioni al Bilancio. Questo libro contribuisce a garantire la trasparenza e la correttezza della gestione economico-finanziaria dell’associazione.
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